A quasi otto anni dall’entrata in vigore del GDPR, molte aziende credono di essere in regola perché hanno firmato qualche informativa e nominato un responsabile del trattamento. La realtà, emersa dalla nostra esperienza di audit presso le PMI, è spesso molto diversa. Ecco le cinque lacune che riscontriamo più frequentemente.
1. Il registro dei trattamenti è obsoleto o assente
Il registro delle attività di trattamento è un documento vivo: deve essere aggiornato ogni volta che cambiano le finalità, i fornitori, i sistemi informatici o l’organigramma aziendale. Spesso viene compilato una volta sola e dimenticato in un cassetto.
2. Le nomine non coprono tutti i soggetti coinvolti
Dipendenti, collaboratori, fornitori che accedono a dati personali: tutti devono essere nominati formalmente con ruoli e responsabilità definite. Le nomine parziali o generiche non soddisfano i requisiti del Regolamento.
3. Le informative sul sito web non sono aggiornate
Banner cookie non conformi, informative mancanti su form di contatto o aree riservate, link non funzionanti: il sito web è spesso il punto di maggiore esposizione al rischio di sanzioni da parte del Garante.
4. Non esiste una procedura per la gestione dei data breach
In caso di violazione dei dati, il titolare ha 72 ore per notificare il Garante. Senza una procedura interna definita, queste 72 ore vengono sprecate a capire cosa fare invece di agire.
5. Il personale non è stato formato
La formazione non è un optional: è un requisito esplicito del GDPR. E non basta farla una volta sola — deve essere periodica e documentata.
Il nostro servizio di Ufficio Privacy Esterno nasce per rispondere esattamente a queste esigenze: ci occupiamo di tutto, dall’audit iniziale alla gestione operativa continuativa, inclusa la formazione del personale e il supporto in caso di ispezioni. Per le aziende che necessitano di un DPO formalmente nominato, offriamo anche il servizio di Data Protection Officer esterno. Vuoi sapere dove si trova la tua azienda rispetto a questi requisiti? Contattaci per un primo audit.
